Como sabes El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es el reglamento relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos.
Se corresponde con el REGLAMENTO (UE) 2016/679 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 27 de abril de 2016 y entró en vigor el 25 de mayo de 2016, aunque su aplicación de manera obligatoria no se hará efectiva hasta el 25 de mayo de 2018.
Es una normativa a nivel europeo, por lo que cualquier empresa europea o aquellas empresas que tengan negocios en la Unión Europea que manejen información personal de cualquier tipo deberán acogerse a la misma. Por ejemplo, en España, la actual RGPD va a sustituir a la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) aprobada por las Cortes Generales el 13 de diciembre de 1999.
Si tu negocio se encuentra en la Unión Europea (UE), o procesas los datos personales de ciudadanos de la UE, te afecta el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Como ya sabes, tu como CONTROLADOR de los datos, si estás en los casos dispuestos, debes cumplir con todos los puntos establecidos en la normativa (consentimiento de los clientes, obligación de informar, nombrar un delegado de protección de datos, registro de actividades de tratamiento, derechos de los usuarios, etc.).
Más info sobre la RGPD Leer más información sobre la RGPDGespet en este caso es un PROCESADOR que te facilita los medios para el procesado de los datos que tú recopilas y tú controlas.
El RGPD indica que debes obtener el consentimiento específico, informado, inequívoco y expresado libremente de tus usuarios y/o clientes. Les debes explicar claramente cómo piensas usar sus datos personales, informarles de sus derechos y gestionar la aceptación y renovación de sus consentimientos, y cumplir con todo lo dispuesto en la normativa.
Te recomendamos que consultes la normativa o a un profesional que te asesore para cumplir con todos los puntos de este reglamento.
El software te facilita la tarea de recopilar y mantener la información segura de tus usuarios:
Documento de Protección de datos: Crea y maqueta tu propio documento con toda la información que desees (tratamiento de datos, responsable, derechos ARCO, ...). Puedes tenerlo impreso con anterioridad o imprimirlo en el momento y facilitárselo al usuario.
Almacenar documentos: Si escaneas los documentos por ejemplo cuando han sido firmados por tus usuarios, como ya sabes puedes almacenarlos en Gespet, en su ficha.
Fecha y fuente de Alta del usuario en el sistema: Cuando incluyas un nuevo usuario, podrás registrar la fecha y la fuente de la recopilación de datos
Aceptación de inclusión en el sistema: Cuando anotas los datos de un usuario en cualquier tipo de registro (base de datos, fichero de Excel, hoja de papel, software, ...) debes tener una aceptación por su parte.
En Gespet podrás registrar su Aceptación.
Fecha y motivo de Baja del usuario en el sistema: Puedes dar de baja (desactivar) a un usuario y podrás registrar la fecha y el motivo.
Eliminar completamente a un usuario: Derecho al borrado o derecho al olvido. Puedes eliminar completamente un usuario del sistema con toda su información relacionada (servicios, ventas, animales, ...)
Página de reservas online: En los formularios de citas/reservas online, solicitud de aceptación por parte del usuario de tu política de privacidad/condiciones legales, así como la aceptación de recibir comunicaciones por email (necesaria para enviarle la posterior confirmación).
También puedes configurar la dirección URL donde están tus condiciones de privacidad/legales, para que los usuarios los lean antes de enviar el formulario solicitando la cita/reserva.
Cuando tu cliente rellena el formulario de solicitud de cita/reserva online en tu web:
PASO 1. EL USUARIO RELLENA SUS DATOS EN EL FORMULARIO DE TU WEB PARA SOLICITAR LA RESERVA ONLINE
Es obligatorio de acepte tu política de privacidad/condiciones legales para solicitar una reserva
PASO 2. LA RESERVA SE ANOTA EN EL SOFTWARE
PASO3. RECIBES UN EMAIL QUE TE AVISA DE LA NUEVA RESERVA
PASO4. NOVEDAD: EN EL APARTADO PRIVACIDAD DEL CLIENTE, SE ANOTA AUTOMÁTICAMENTE LA ACEPTACIÓN DE LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y LOS DATOS DE INCLUSIÓN EN EL SISTEMA, SI NO TENÍA ESTÁ INFORMACIÓN.
Se almacena automáticamente la información del usuario:
Su dirección IP
El navegador web que ha utilizado (Chrome, Safari,...)
La versión exacta del navegador
El sistema operativo (Apple, Windows, Android,...)
El dispositivo (ordenador de escritorio, móvil, ..)
La fecha y la hora exactas
Cuando añadas un nuevo cliente en el sistema, tu puedes acceder a su ficha privacidad e incluir esta información para cumplir con el RGPD y en ese mismo apartado aparecen los documentos tipo "Privacidad" por si deseas imprimirlos directamente
Cuando envías un email al usuario desde el software, aparece un aviso si el usuario no ha aceptado Expresamente recibir notificaciones por tu parte. Pulsando sobre la opción Ver Detalles, accedes al apartado Privacidad de su ficha.
Informa a tus usuarios y/o clientes del tratamiento de sus datos personales antes o justo en el momento en que se solicitan los datos de éstos, (no después); Es decir, de manera previa a su obtención o registro, siempre y cuando los datos hayan sido recolectados directamente del propio interesado.
Para esto, puedes colocar información en tu sitio web, en tu negocio, entregar un documento con esta información que puedes tener impreso con anterioridad o imprimirlo en el momento.
Para poder acreditar con posterioridad haber llevado a cabo tal acción, anota el momento de la aceptación de las condiciones legales, guarda el documento firmado o escanéalo y almacenalo.
Gespet ofrece herramientas e información como un recurso, pero no ofrecemos asesoramiento legal. Para cumplir con la legalidad vigente, consulta con un profesional que te asesore respecto a los requisitos aplicables en tu caso.
Como ya sabes, toda comunicación comercial debe haber sido previamente solicitada o expresamente consentida por el destinatario (el usuario), a menos que exista una relación comercial previa o haya sido obtenida de fuentes accesibles al Público.
Todo lo demás, así como el envío masivo y sistemático de emails se considera SPAM y como tal, es objeto de sanción y desprestigio.
Antes de enviar emails a tus usuarios y/o clientes, asegúrate de tener su aceptación y aún así, intenta hacer un envío "responsable" de emails.
No es lo mismo enviarle un email con un recordatorio de una cita que te ha pedido, con una factura o con información relevante a un servicio, que enviar boletines o correos publicitarios.
Aunque un usuario y/o cliente haya dado su consentimiento para enviarle emails publicitarios, recuerda no enviarle demasiados emails o información carente de interés para él. Intenta hacer un envío responsable o razonable.
En ocasiones, los emails que envío no llegan o se marcan como Spam, ¿a que es debido? ¿como puedo solucionarlo?:
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