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Como cargar o importar tus datos en el software?

Como cargar tus datos en el software?

Puedes añadir tus datos de forma manual, por ejemplo añadir un nuevo cliente en cualquier momento, pero si antes usabas otro software, Excel o cualquier sistema de base de datos y quieres, por ejemplo importar todos tus clientes con sus animales, también puedes hacerlo tu mismo desde el software de forma totalmente gratuita.

Los datos generales son comunes en todas las apps o softwares. Si en el software de Peluquería has añadido al cliente Juan con su perro Roko, después desde el software de Hotel, verás también a Roko y Juan. O si en el software de Tienda has añadido al proveedor HappyDog, en el software de Adiestramiento, puedes ver al proveedor HappyDog. Esto quieres decir que No es necesario añadir múltiples veceslos datos de clientes, animales, proveedores, contactos veterinarios o empleados.

Hemos creado un "tipo" o "filtro" que te ayudará a filtrar a los contactos. Podrás ver todos los clientes o solo los de tipo Tienda, por ejemplo.

Cuando haces una importación, por ejemplo de clientes, estos clientes tienen el "tipo" del software donde se han importado. Es decir si en el software de Hotel importas 50 clientes, esos clientes tendrá el "tipo" o "filtro" Hotel". Esto te puede ayudar a localizarlos más rápidamente.

Pero si quieres cambiarle ese filtro o tipo a cualquier contacto, puedes hacerlo en su ficha.

Importar en el software es muy rápido y te ayudará muchísimo, para no tener que incluir los datos de forma individual.

Los datos que puedes importar o cargar de forma masiva son:

• Hotel, Guardería/Cuidado por horas, Adiestramiento y peluquería:

  • Clientes

  • Clientes + sus animales

  • Proveedores

  • Contactos Veterinarios

  • Empleados

• Software para Criadores:

  • Clientes

  • Proveedores

  • Contactos Veterinarios

  • Contactos Criadores

  • Empleados

• Software de Tienda o TPV:

  • Clientes

  • Productos

  • Proveedores

  • Empleados

Hacerlo es muy sencillo, tan solo debes pegar los datos siguiendo un formato concreto y se incluirán en el software automáticamente:

Los datos que se pueden cargar o importar de tus clientes son:

• Código de cliente

• Nombre completo (puede ser el formato que quieras: nombre + apellidos o apellidos + nombre o como prefieras)

• Dirección

• Código Postal

• Localidad

• Provincia

• País

• Teléfono

• Teléfono móvil

• Número de WhatsApp

• Dirección de Email (correo electrónico)

Nota: solo los campos especificados serán importados, cualquier otra información incluida será ignorada por el software durante la importación.

También puedes importar los datos de los clientes y los animales. Estos deben ir juntos, para que el sistema pueda relacionar a ese animal y su propietario.

Los datos que se pueden cargar o importar de tus clientes son:

• Código de cliente

• Nombre completo (puede ser el formato que quieras: nombre + apellidos o apellidos + nombre o como prefieras)

• Dirección

• Código Postal

• Localidad

• Provincia

• País

• Teléfono

• Teléfono móvil

• Número de WhatsApp

• Dirección de Email (correo electrónico)

Nota: solo los campos especificados serán importados, cualquier otra información incluida será ignorada por el software durante la importación.

Los datos que se pueden cargar o importar de sus animales son:

• Nombre

• Fecha de nacimiento: El formato correcto es AAAA-MM-DD (por ejemplo para el 24 de Enero de 2011, sería 2011-01-24)

• Sexo: Las opciones disponibles son Macho o Hembra

• Raza

• Variedad

• Pelo

• Número de MicroChip

• Peso

• Esterilizado: Las opciones disponibles son Si o No

• Anotaciones

• Información importante (por ejemplo: es agresivo, tiene problemas de comportamiento, ...)

• Información veterinaria (enfermedades, tratamientos, datos de su veterinario habitual, ....)

Nota: solo los campos especificados serán importados, cualquier otra información incluida será ignorada por el software durante la importación.

Los datos que se pueden cargar o importar de tus productos son:

• Código

• Nombre completo

• Código de barras (EAN13)

• Precio

  • Escribe el precio base (Sin impuestos)

  • Utiliza el . para los decimales (Ej. 13.20)

  • No incluyas la moneda (no es necesario escribir 21 € o 30 EUR, solo el número)

• % de impuesto (por ejemplo, para IVA al 21%, escribir solo 21)

• Stock actual (número de unidades disponibles)

Nota: solo los campos especificados serán importados, cualquier otra información incluida será ignorada por el software durante la importación.

Los datos que se pueden cargar o importar son:

• Código

• Nombre completo (puede ser el formato que quieras: nombre + apellidos o apellidos + nombre o como prefieras)

• Dirección

• Código Postal

• Localidad

• Provincia

• País

• Teléfono

• Teléfono móvil

• Número de Whatsapp

• Dirección de E-mail (correo electrónico)

Nota: solo los campos especificados serán importados, cualquier otra información incluida será ignorada por el software durante la importación.

No es necesario incluir toda la información, por ejemplo si no tienes la dirección de, o si quieres rellenar solo algunos datos, puedes hacerlo (por ejemplo solo el nombre y el teléfono, ...)

Ahora que ya sabes, que información puedes importar, solo elige la que tu quieres cargar y vamos a prepararla para poder hacerlo:

Si estás usando otro software o base de datos:

1. Exporta o extrae los datos

2. El formato y el orden de los datos será diferente, así que vamos a pegarlos en un documento de Excel para trabajar con ellos cómodamente.

   • Puedes utilizar nuestra PLANTILLA EXCEL PARA LA IMPORTACIÓN FÁCIL (opción recomendada):

     • Descarga la plantilla
       
       
       

     • Abre el documento y utiliza la hoja correspondiente (CLIENTES, CLIENTES + ANIMALES, PROVEEDORES, VETERINARIOS, CRIADORES, EMPLEADOS o PRODUCTOS)

     • Pega tu información en el documento (cada dato debe ir en la casilla correspondiente: email, nombre, teléfono, ...)

   • Si no quieres usar la plantilla, puedes crear un documento nuevo con estas columnas en el mismo orden:

     • Crea el documento Excel

     • Pega tu información en el documento (cada dato debe ir en la casilla correspondiente: email, nombre, teléfono, ...)




3. Cuando ya tengas la información preparada en tu documento Excel, solo es necesario pegarla en Gespet:

   1. Accede a la opción:
      

      • Ver > Clientes o Nuevo > Cliente

      • Ver > Proveedores o Nuevo > Proveedor

      • Ver > Criadores o Nuevo > Criador

      • Ver > Veterinarios o Nuevo > Veterinario

      • Ver > Productos o Nuevo > Producto

      • Configuración > Empleados

   2. Pulsa sobre el botón Importar de la esquina superior derecha

      
      

      

      
      

   3. Selecciona la opción Importar

   4. Selecciona en el documento Excel los 100 primeros registros

   5. Pegal los datos en Gespet y pulsa el botón de color verde SIGUIENTE
      
      

   6. El sistema comprueba si la información tiene el formato correcto y muestra el resumen de los datos que se van a importar

   7. Revisa si la información aparece correctamente ordenada y:

      • Si es correcto y quieres continuar:

        • Pulsa sobre el botón Importar para continuar
          
          

      • Si no es correcto y quieres volver:

        • Pulsa sobre el botón Anterior para volver a la pantalla anterior

        • Modifica lo que necesites, pega los datos de nuevo o haz los cambios precisos y pulsa nuevamente sobre el botón Siguiente para continuar

   8. Una vez que finalice la importación ya puedes ver todos los nuevos clientes/proveedores/empleados/... añadidos

   9. Puedes repetir el proceso tantas veces como quieras, hasta cargar todos tus datos





Información interesante: El orden tiene que ser exactamente el mismo, pero puedes dejar en blanco las columnas que no quieras utilizar Asegúrate de que los clientes/proveedores/empleados/... no están ya anotados en el sistema, porque si ya existen y los añades de nuevo, los tendrás anotado por duplicado. La información debe ir separada por tabuladores, es decir: codigo ->TABULADOR nombre ->TABULADOR dirección [Cuando la pegas desde Excel, ya tiene este formato y está correctamente separada por tabuladores. Por este motivo, te recomendamos que la pegues primero en un documento de Excel] En la hoja de Clientes + animales, verás que la información del animal aparece bajo la de su propietario, por ejemplo si Juan tiene dos animales (Roko y Boby), estos aparecen debajo de él. 001 Juan Lopez C/Real 7 1A 28000 Madrid España + Roko 15/5/2016 Macho Labrador Chocolate Corto + Pluto 18/1/2017 Macho Golden   Largo Y a continuación, va el siguiente cliente con sus animales debajo. Si quieres enviar Whatsapps desde el software, el número de Whatsaspp debe incluir delante el código de país para que funcione correctamente, por ejemplo el prefijo 34 para España. * Ver los códigos de todos los países Ver los códigos de todos los países Puedes escribir el teléfono como quieras (con espacios entre números, con puntos, ...), pero si quieres hacer llamadas directamente desde el software, el número de teléfono debe estar escrito sin espacios, ni puntos/comas/guiones/.. solo los números. * El máximo de registros al mismo tiempo es de 100, por lo que: en vez de cargar por ejemplo tus 180 clientes a la vez, carga primero 100 y después el resto; O en el caso de clientes+animales, selecciona los 100 primeros registros (por ejemplo 50 clientes con 1 animal cada uno = 100 registros) Si sobre-pasas el límite, se mostrará un error.




* No son requisitos de nuestro software, debe tener este formato por requisito propio de WhatsApp o del dispositivo.





ALGUNOS PROBLEMAS Y COMO SOLUCIONARLOS

PROBLEMA 1:
La información aparece "toda pegada", por ejemplo:

0001Antonio BanderasC\ Mayor, 124010LeónLeónEspaña98712345666112345



SOLUCIÓN: Al pegar la información debe estar separada por tabuladores
código de cliente ->TABULADOR nombre ->TABULADOR dirección ->TABULADOR código postal ->TABULADOR ....

[Cuando la pegas desde Excel, ya tiene este formato y está correctamente separada por tabuladores. Por este motivo, te recomendamos que la pegues primero en un documento de Excel]







¿Como extraer o exportar datos en el software?

¿Como exportar datos en el software?





En los informes, verás la opción IMPRIMIR. De este modo, podrás extraer en formato .pdf o impreso (en papel) la información de clientes, animales, ocupación, facturación, servicios, productos, etc.




Si quieres esos mismos datos en formato Excel, tan solo tienes que:

1. Realizar la búsqueda que quieres: por ejemplo la Facturación de los últimos 3 meses y ordenar en pantalla los resultados como prefieras (por fecha, nº de factura, ...)

2. Selecciona la información y pulsa botón derecho > copiar





3. Abre un documento de Excel, pulsa sobre una celda > botón derecho > pegar

4. Ya tienes esa información en Excel. Recuerda que en Excel también puedes ordenar a tu gusto





Además, desde la opción Configuración > Gestión de datos, puedes exportar en formato .xml (Excel) la información:




Clientes:

• Activo (Si/No)

• Fecha alta

• Fecha baja

• Nombre

• DNI/NIF

• Teléfono fijo

• Teléfono móvil

• WhatsApp

• Email

• Animales

Domicilio de clientes:

• Nombre

• Dirección

• Código postal

• Localidad

• Provincia

• País

Animales:

Exporta la misma información que el informe de Animales y además:

• Nombre

• Raza

• Variedad

• Sexo (Macho/Hembra)

• Color

• Fecha nacimiento

• MicroChip

• Cliente

• Pelo

• Talla

• Peso

• Esterilizado (Si/No)

• Vacunas

• Cartilla veterinaria/Pasaporte

• Notas

Facturación:

• App

• Fecha de la factura

• Número de la factura

• Estado (Pagada/Pendiente)

• Cliente

• CIF/NIF

• Importe

• Impuestos

• Importe Total

Gastos:

• App

• Fecha de la factura

• Número de la factura

• Estado (Pagada/Pendiente)

• Proveedor

• CIF/NIF

• Importe

• Impuestos

• Importe Total

Reproductores: [ SOLO PARA LA APP DE CRIADORES ]

• Nombre Pedigree

• Nombre

• Raza

• Variedad

• Sexo (Macho/Hembra)

• Color

• Fecha nacimiento

• MicroChip

• Pelo

• Talla

• Peso

• Vacunas

• Cartilla veterinaria/Pasaporte

• Notas

• Vendido (Si/No)

• Activo (Si/No)

• El nombre del Criador

• El Tatuaje

• Información sobre RRC

• El Libro de origenes

Camadas: [ SOLO PARA LA APP DE CRIADORES ]

• Nombre

• Fecha de nacimiento

• Hembras nacidas

• Machos nacidos

• Hembras fallecidas

• Machos fallecidos

• Estado de la camada (Abierta/Cerrada)

• País de nacimiento

• Nacimiento por cesárea

• Duración del nacimiento

• Complicaciones

• Tratamientos aplicados

• Notas

Para hacerlo, solo pulsa sobre el botón Exportar y se guardará un archivo .xls en la carpeta de descargas que tengas configurada en tu navegador web





Esta opción de Gestión de Datos, también incluye la opción de Eliminado masivo de datos.

IMPORTANTE: LOS DATOS QUE ELIMINAS, NO ES POSIBLE RECUPERARLOS. ASEGURATÉ DE QUE DESEAS ELIMINAR LOS DATOS ANTES DE HACERLO.


Más información
Más información sobre el eliminado masivo de facturas




Si en tu negocio sois varios usuarios, te recomendamos que bloquees el acceso a estas opciones al persona no autorizado, ya que de lo contrario, podrían extraer de forma masiva la información.

Puedes hacer esto con la app de usuarios y control de acceso. Además, con esta app, podrás añadir a los usuarios para que cada uno acceda con unos datos independientes y de este modo, podrás controlar: 

• Los días/horas en los que pueden acceder a la aplicación los usuarios

• Las opciones que pueden utilizar/consultar

• Un registro con todos los accesos que han hecho (hora, dirección IP, sistema operativo utilizado)






Controlarás el acceso de tus empleados para una mayor seguridad de tu negocio.
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