La facturación electrónica y el reporting fiscal son extremadamente complejos y nosotros hemos querido desarrollar una integración completa para facilitarte al máximo este proceso.
Utilizamos un proveedor especializado y certificado conforme a los requisitos aplicables a cada sistema fiscal, que se encarga de hacer parte del trabajo —generar, encadenar y, cuando corresponde, firmar y transmitir los registros fiscales—, pero esto no resuelve por sí solo el trabajo diario del negocio. Este servicio especializado tiene un coste recurrente, al que se suma todo el trabajo de integración, mantenimiento y soporte desarrollado por Gespet.
Para facilitar el trabajo diario y conseguir que el proceso de generar y enviar las facturas electrónicas sea prácticamente "invisible" para ti, es necesario desarrollar e integrar muchas funcionalidades.
Gespet e-Invoicing integra en un único flujo la configuración fiscal, la generación y el envío de facturas electrónicas, las validaciones, el seguimiento automático, la prevención de duplicidades, la gestión de errores, los códigos QR, los documentos PDF, el almacenamiento de XML y la adaptación normativa continua.
En resumen, nos encargamos de:
Simplificar la configuración fiscal y gestionar de forma segura certificados, autorizaciones y credenciales.
Integrar la facturación electrónica directamente en Gespet, sin exportar ni volver a introducir los datos.
Validar la información y transformar los datos al formato fiscal requerido antes de emitir cada factura, reduciendo errores y rectificaciones.
Evitar duplicidades y controlar los reintentos mediante identificadores únicos y transacciones SQL.
Comprobar automáticamente el estado de las facturas cada cinco minutos mientras no exista un resultado definitivo.
Monitorizar las transmisiones y las incidencias y validar cada actualización en un entorno de pruebas.
Generar e integrar códigos QR, adaptar los documentos PDF y conservar los archivos XML y la documentación fiscal.
Proporcionar soporte humano especializado y adaptación normativa continua para que puedas seguir trabajando sin ocuparte de la complejidad técnica.
El proceso de configurar los datos en la Administración para poder enviar las facturas no es sencillo. Pensando en los usuarios que no tienen conocimientos técnicos ni fiscales avanzados, hemos simplificado al máximo el proceso, realizando validaciones previas para evitar posibles errores importantes.
Te guiamos durante la selección del país y el territorio fiscal, la introducción de los datos fiscales, las validaciones necesarias, la aceptación de las condiciones y la configuración de las autorizaciones, acuerdos fiscales o certificados que sean necesarios.
Los certificados, autorizaciones, acuerdos fiscales y credenciales necesarios para conectar con los diferentes sistemas tributarios deben gestionarse correctamente y estar vinculados al cliente, al territorio y a la configuración fiscal correspondientes.
Gespet se encarga de proteger, organizar y gestionar estos elementos dentro del proceso de configuración, evitando que tengas que utilizarlos manualmente cada vez que generas o envías una factura.
De esta forma, las credenciales y autorizaciones necesarias forman parte del funcionamiento interno del sistema y el proceso resulta mucho más sencillo y seguro para el usuario.
La información necesaria para las facturas electrónicas se obtiene directamente de la actividad registrada en Gespet. Esto reduce el trabajo administrativo, las duplicidades y los errores de transcripción.
Durante la configuración realizamos más de 10 validaciones sobre los datos fiscales y técnicos para evitar datos incompletos, incoherentes o incorrectos.
Además, antes de emitir cada factura, ejecutamos 15 validaciones funcionales específicas sobre la operación, para evitar generar facturas que posteriormente necesitarían correcciones o rectificaciones.
Esta capa es especialmente valiosa porque una rectificación no es simplemente “editar una factura”. Implica nuevos registros, referencias, XML adicionales, posibles comunicaciones al cliente y más posibilidades de error. Evitar estas rectificaciones tiene un importante valor operativo y te ayuda a evitar incluso las Inspecciones por parte de la Agencia Tributaria que pueden producirse en caso de errores continuados.
Los datos utilizados diariamente por un negocio no tienen directamente el formato esperado por una API fiscal. Nosotros nos encargamos de:
Recopilar, normalizar y convertir los datos al formato requerido.
Aplicar las reglas correspondientes al país y al territorio fiscal.
Determinar el tipo de factura.
Preparar el cuerpo exacto de la petición.
Relacionar la factura fiscal con la venta y el cliente de origen.
Generar los identificadores técnicos necesarios.
Y, finalmente, enviar las solicitudes al proveedor.
En un sistema fiscal no basta con enviar correctamente una factura. También es imprescindible garantizar que una misma operación no se envíe dos veces como consecuencia de una conexión lenta, una respuesta tardía, un proceso simultáneo o una interrupción temporal.
Por este motivo, cada factura y cada operación relacionada se identifican mediante UUID únicos. Además, utilizamos transacciones SQL para evitar condiciones de carrera, es decir, situaciones en las que dos procesos intentan actuar simultáneamente sobre una misma factura.
Estas medidas permiten garantizar que:
Cada factura se envíe una única vez.
No se creen registros fiscales duplicados.
No se almacene información repetida.
Dos procesos simultáneos no puedan transmitir la misma operación.
Un reintento no genere una factura diferente de la original.
La información fiscal permanezca siempre relacionada con la venta, la factura y el cliente correctos.
Cuando se produce una interrupción temporal, el sistema conserva el mismo registro y el mismo identificador. De esta forma, puede continuar el proceso sin generar duplicidades ni perder la relación con la operación original.
La facturación y el reporting fiscal no funcionan igual en todos los países, ni siquiera en todos los territorios de un mismo país. Hemos desarrollado validaciones adicionales para determinar el sistema correspondiente, mostrar solamente las opciones relevantes, solicitar únicamente los datos necesarios, aplicar las validaciones específicas, adaptar el flujo de configuración y preparar el formato correspondiente.
Hemos desarrollado una integración muy compleja que permite que, desde el mismo lugar en el que se gestiona la venta, se genere y envíe la factura electrónica.
Esto evita que tengas que exportar datos, copiar información en otra plataforma, crear manualmente una factura en una herramienta externa, descargar un XML para enviarlo posteriormente, volver a introducir los datos del cliente o consultar por separado el estado de la transmisión.
La emisión fiscal forma parte del flujo normal de trabajo, por lo que los procesos de generación y envío resultan prácticamente invisibles para el usuario.
Esto es muy importante. Nuestro trabajo no termina al enviar la factura al proveedor. Después del envío, además:
Interpretamos la respuesta recibida.
Comprobamos si la factura ha sido aceptada.
Registramos el estado de sincronización.
Identificamos errores o advertencias.
Diferenciamos entre una factura pendiente, registrada, almacenada, rechazada o que requiere revisión.
Conservamos las validaciones devueltas por el sistema fiscal.
Continuamos consultando automáticamente las facturas cuyo estado todavía no es definitivo.
Y actualizamos la información cuando cambia el resultado de la transmisión.
Esto permite detectar situaciones en las que la petición fue recibida correctamente por el proveedor, pero la Administración tributaria todavía no ha terminado de procesarla.
La respuesta inicial del proveedor o de la Administración tributaria no siempre representa el resultado definitivo de la factura.
En algunos casos, el registro puede permanecer pendiente, en proceso, almacenado provisionalmente o a la espera de una validación posterior. Para gestionar estas situaciones, hemos desarrollado procesos automáticos programados que comprueban cada cinco minutos el estado de las facturas que todavía no tienen un resultado definitivo.
Estos procesos continúan realizando comprobaciones mientras la factura permanezca pendiente, lo que permite:
Volver a consultar automáticamente las facturas pendientes.
Procesar respuestas asíncronas.
Actualizar el estado almacenado.
Detectar cambios en el resultado de la transmisión.
Recuperar el proceso después de interrupciones o fallos temporales.
Generar y guardar los documentos fiscales cuando estén disponibles.
Evitar que tú tengas que revisar manualmente cada transmisión.
Y detectar incidencias que requieren intervención.
Los reintentos se realizan de forma controlada y siempre sobre el registro original, conservando sus identificadores únicos y utilizando transacciones SQL para evitar que una misma factura pueda enviarse o almacenarse más de una vez.
Además del seguimiento individual de cada factura, monitorizamos el funcionamiento general de las conexiones y transmisiones.
Cuando se produce cualquier error técnico o incidencia durante el proceso, nuestro equipo recibe notificaciones internas que nos permiten identificar y analizar rápidamente lo sucedido.
También estamos suscritos a las comunicaciones oficiales de la página de estado del proveedor tecnológico, donde se publican en tiempo real:
Incidencias en sus servicios.
Interrupciones parciales o generales.
Problemas de comunicación con las administraciones tributarias.
Operaciones de mantenimiento programadas.
Cambios en el estado de sus diferentes servicios.
Cuando una incidencia puede afectar a nuestros clientes, publicamos la información relevante en nuestro propio sitio web para que puedan conocer su origen y evolución.
Esto permite distinguir rápidamente entre un problema relacionado con los datos concretos de una factura y una incidencia general del proveedor tecnológico o de la Administración tributaria.
Los cambios relacionados con la facturación y el reporting fiscal no se incorporan directamente al entorno utilizado por los clientes.
Disponemos de un entorno de pruebas que reproduce de forma controlada el funcionamiento del entorno de producción y nos permite comprobar cada integración, modificación o actualización antes de publicarla.
En este entorno realizamos pruebas sobre los tipos de factura y las situaciones fiscales más habituales en el sector de las mascotas, incluyendo:
Facturas completas.
Facturas simplificadas.
Facturas rectificativas.
Tipos impositivos generales.
Tipos impositivos reducidos.
Diferentes combinaciones de bases imponibles, cuotas e importes.
Respuestas correctas, pendientes y rechazadas.
Errores y validaciones devueltos por los sistemas fiscales.
Estas pruebas permiten detectar incompatibilidades, errores de formato o comportamientos inesperados antes de que una actualización llegue a los clientes.
Nuestro objetivo es evitar, siempre que sea posible, que tengas que realizar correcciones mediante la aplicación de validaciones previas. Y cuando una rectificación sea legalmente necesaria, te proporcionamos las herramientas para realizarla de forma sencilla, conservando la factura original y todos los registros relacionados.
El proveedor nos proporciona información fiscal y nosotros la "convertimos" en una experiencia visible y utilizable. Por ejemplo:
Mostramos el código QR en las pantallas de consulta.
Lo relacionamos con la factura correcta y lo incorporamos en los documentos PDF.
Adaptamos su posición al diseño del documento, ajustamos sus dimensiones al tamaño disponible y mantenemos una resolución adecuada para su lectura.
Lo integramos en facturas completas, simplificadas y otros formatos de impresión.
Añadimos los textos legales o identificadores que correspondan.
Y evitamos que el QR interfiera con conceptos, totales, datos fiscales u otros elementos del documento.
Porque no basta con disponer del contenido de un QR. Hay que representarlo correctamente en pantalla y conseguir que siga siendo legible cuando se imprime en diferentes formatos de papel, tamaños e impresoras.
Generamos documentos destinados a clientes reales y preparados para diferentes medios de visualización e impresión. Esto implica que:
Integramos el QR en los PDF.
Lo adaptamos a diferentes anchos y tamaños de página.
Mantenemos una presentación profesional.
Evitamos cortes o solapamientos.
Incluimos correctamente los identificadores fiscales.
Conservamos la legibilidad tanto en pantalla como en papel.
Y coordinamos la información fiscal con el resto del diseño de la factura.
Además, nos encargamos de conservar los documentos y registros generados durante el proceso, incluyendo:
XML de la solicitud.
XML de la respuesta.
Identificadores fiscales.
Código QR.
Enlace de verificación.
Resultado de la transmisión.
Estados por los que ha pasado la factura.
Información necesaria para consultar posteriormente el documento.
Además de conservar esta documentación, realizamos dos procesos de copia de seguridad cada día para proteger la información almacenada y reducir el riesgo de pérdida de datos o documentos fiscales.
Esto te aporta trazabilidad y seguridad en caso de:
Consultas posteriores.
Incidencias o errores de transmisión.
Necesidad de recuperar documentación.
Solicitudes de información.
Auditorías, requerimientos o comprobaciones fiscales.
Enviar el registro fiscal es el objetivo final, pero nosotros también relacionamos cada factura con todo su contexto dentro de Gespet.
Esta trazabilidad permite reconstruir el historial completo de una factura y comprender qué ocurrió en cada fase, sin depender únicamente del resultado final comunicado por el sistema fiscal.
Puedes consultar las facturas desde la misma herramienta de Gespet con la que trabajas a diario, sin necesidad de acceder a otros portales o sistemas.
Los mensajes que proporcionan la Administración tributaria o las API de los proveedores suelen ser técnicos y difíciles de interpretar. Por ese motivo, hemos añadido una capa de interpretación que transforma los mensajes técnicos en explicaciones comprensibles y te permite saber rápidamente qué ha sucedido, qué factura está afectada y cómo se puede solucionar.
También hemos integrado todas las funciones necesarias para gestionar el ciclo de vida completo del servicio Gespet e-Invoicing: contratación, activación, selección y cambio de plan, control del consumo, renovación, facturación del servicio, ampliación de límites y cancelación.
Además del servicio de generación y envío de registros fiscales, Gespet e-Invoicing incluye soporte humano especializado, sin coste adicional y sin límite de consultas relacionadas con el funcionamiento del servicio.
La facturación y el reporting fiscal no son integraciones que se programen una vez y puedan darse por terminadas.
Las administraciones tributarias y los proveedores tecnológicos publican periódicamente modificaciones y actualizaciones.
Cada vez que el proveedor o una Administración publica una nueva versión, analizamos los cambios para determinar si afectan al funcionamiento de Gespet.
Cuando es necesario, adaptamos la integración, actualizamos la estructura de las solicitudes, modificamos las validaciones y realizamos las pruebas correspondientes antes de trasladar los cambios al entorno de producción.
Nuestro trabajo consiste en analizar esos cambios, adaptar nuestras soluciones, realizar las pruebas necesarias e implantar las actualizaciones para que puedas continuar trabajando sin tener que estudiar nuevas versiones, interpretar documentación técnica o modificar manualmente tus procesos de trabajo.
