In den letzten Jahren haben die Regierungen mehrerer Länder Maßnahmen
ergriffen, um Steuerbetrug zu bekämpfen und das Vertrauen der Verbraucher
zu stärken – durch die Einführung von Systemen für die elektronische
Rechnungsstellung.
Diese Systeme ermöglichen es, überprüfbare und von den Steuerbehörden
autorisierte Rechnungen zu erstellen, was eine strengere Kontrolle der
Geschäftstransaktionen gewährleistet.
Eine elektronische Rechnung ist ein digitales Dokument, das eine Transaktion
zwischen Käufer und Verkäufer festhält.
Der Unterschied zu einer
herkömmlichen Rechnung besteht darin, dass sie bestimmte technische und
rechtliche Anforderungen erfüllen muss, um von der zuständigen
Steuerbehörde validiert zu werden. Der Prozess umfasst in der Regel:
Erstellung: Der Rechnungsaussteller erstellt das Dokument im elektronischen Format.
Validierung: Die Rechnung wird an die Steuerbehörde gesendet, um validiert und autorisiert zu werden. Dieser Schritt stellt sicher, dass die Daten korrekt sind und den steuerrechtlichen Vorgaben entsprechen.
Zertifizierung: Nach erfolgreicher Validierung erhält die Rechnung einen eindeutigen Code oder ein digitales Zertifikat, das ihre Authentizität garantiert.
Speicherung und Zugriff: Die elektronische Rechnung muss sowohl vom Aussteller als auch vom Empfänger gespeichert werden, damit sie für künftige Prüfungen zugänglich bleibt.
Jedes Land in der Europäischen Union führt sein eigenes System zur elektronischen Rechnungsstellung mit spezifischen Merkmalen ein. Nachfolgend ein kurzer Überblick über die bereits umgesetzten Systeme in einigen Mitgliedstaaten:
Spanien: Zwei Hauptsysteme werden verwendet: Verifactu und TicketBAI. Verifactu dient zur Verifizierung der ausgestellten Rechnungen von Unternehmen und Freiberuflern, während TicketBAI in bestimmten Regionen wie dem Baskenland verpflichtend ist und die korrekte Meldung der Verkäufe überwacht.
Italien: Italien war Vorreiter bei der Einführung der elektronischen Rechnung mit dem System „Sistema di Interscambio“ (SdI), das alle Unternehmen zur Ausstellung elektronischer Rechnungen für B2B- (Business-to-Business) und B2C-Transaktionen (Business-to-Consumer) verpflichtet.
Frankreich: In Frankreich heißt das System „Chorus Pro“ und ist für alle Unternehmen verpflichtend, die Rechnungen an den öffentlichen Sektor ausstellen. Eine Ausweitung auf den allgemeinen Geschäftsverkehr ist geplant.
Portugal: Das portugiesische System heißt „e-Fatura“ und schreibt die elektronische Erfassung aller Rechnungen bei der „Autoridade Tributária e Aduaneira“ vor.
Deutschland: Obwohl die Einführung elektronischer Rechnungen in Deutschland langsamer vorangeschritten ist, wurde bereits das System „ZUGFeRD“ implementiert, das die Erstellung und Verarbeitung hybrider Rechnungen erleichtert – lesbar sowohl für Menschen als auch für IT-Systeme.
Nicht nur EU-Länder setzen diese Maßnahmen um. Auch zahlreiche Länder außerhalb der Union haben bereits Systeme zur elektronischen Rechnungsstellung eingeführt oder befinden sich in der Umsetzungsphase. Einige Beispiele sind:
Mexiko: Das CFDI-System (Comprobante Fiscal Digital por Internet) gehört zu den fortschrittlichsten weltweit. In Mexiko müssen alle Geschäftstransaktionen beim Servicio de Administración Tributaria (SAT) registriert und validiert werden.
Brasilien: Das brasilianische System, bekannt als Nota Fiscal Eletrônica (NFe), ist seit 2007 in Betrieb und für die meisten Unternehmen verpflichtend. Es beinhaltet eine strenge Validierung durch das Finanzministerium.
Argentinien: In Argentinien ist die elektronische Rechnung für viele Branchen verpflichtend. Die Kontrolle obliegt der Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP).
Chile: Chile hat ein verpflichtendes System zur elektronischen Rechnungsstellung für alle Unternehmen eingeführt, bekannt als Factura Electrónica oder Sistema de Facturación Electrónica (SII), verwaltet vom Servicio de Impuestos Internos.
Kolumbien: Das elektronische Rechnungssystem in Kolumbien ist für viele Unternehmen verpflichtend und wird von der Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) verwaltet.
Peru: Die elektronische Rechnungsstellung ist in bestimmten Branchen verpflichtend und wird von der Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT) überwacht.
Uruguay: Das System in Uruguay, bekannt als Comprobante Fiscal Electrónico (CFE), ist für die meisten Unternehmen verpflichtend und wird von der Dirección General Impositiva (DGI) verwaltet.
Ecuador: Ecuador hat sein System der elektronischen Rechnungsstellung eingeführt, genannt Factura Electrónica del Servicio de Rentas Internas (SRI), das für verschiedene Steuerpflichtige verbindlich ist.
Indien: Indien hat 2020 die elektronische Rechnungsstellung für Großunternehmen eingeführt. Das System wird vom Goods and Services Tax Network (GSTN) verwaltet.
China: China implementiert schrittweise sein System der elektronischen Rechnungsstellung, bekannt als Elektronischer Fapiao, in verschiedenen Regionen und Branchen.
Saudi-Arabien: Saudi-Arabien führt ein System namens Zakat, Tax and Customs Authority (ZATCA) ein, das für Unternehmen in zwei Phasen verpflichtend ist. Die erste Phase begann 2021.
Vereinigte Arabische Emirate: Obwohl es noch keine nationale Verpflichtung gibt, arbeiten die Vereinigten Arabischen Emirate an der Einführung eines elektronischen Rechnungssystems über die Federal Tax Authority (FTA).
Südafrika: Südafrika prüft derzeit die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung zur Verbesserung der Steuerkontrolle und zur Reduzierung von Betrug.
Auch wenn diese Systeme die steuerliche Transparenz erhöhen und Betrug verhindern sollen, stellen sie Unternehmen vor mehrere Herausforderungen:
Anfangskosten: Die Einführung eines elektronischen Rechnungssystems bringt hohe Anfangskosten mit sich – nicht nur in Bezug auf Technologie, sondern auch für Schulung und Prozessanpassung.
Rechtskonformität: Jedes Land hat eigene Vorschriften. Für Unternehmen, die in mehreren Ländern tätig sind, kann es schwierig sein, mit allen gesetzlichen und technischen Anforderungen Schritt zu halten.
Integration in bestehende Systeme: Viele Unternehmen verfügen bereits über ERP- und Buchhaltungssysteme. Die Integration eines neuen E-Invoicing-Systems kann komplex und teuer sein.
Wartung und Updates: E-Rechnungssysteme erfordern ständige Wartung, um sicherzustellen, dass sie den neuesten gesetzlichen und technischen Anforderungen entsprechen, die regelmäßig von den Steuerbehörden aktualisiert werden.
Wie du weißt, ist Gespet eine ERP+CRM-Plattform (Enterprise Resource Planning und Customer Relationship Management), die Profis dabei unterstützt, ihre internen Abläufe zu automatisieren und ihre Kundenbeziehungen über eine zentrale Plattform zu verwalten.
Wir sind kein spezielles Rechnungs- oder Buchhaltungssystem, aber uns ist bewusst, wie komplex die Einführung elektronischer Rechnungsstellung sein kann. Unser Ziel ist es, diesen Prozess so einfach wie möglich zu gestalten und dir eine Lösung zu bieten, die sich an die Vorschriften und Anforderungen jedes Landes anpasst.
Deshalb haben wir Gespet E-invoicing entwickelt – eine Lösung, die dir die Erstellung und Übermittlung elektronischer Rechnungen über anerkannte, führende Anbieter ermöglicht – ganz einfach und gesetzeskonform.
Gespet wird weltweit von Unternehmen aus dem Bereich der Haustierdienstleistungen genutzt – und das ist für uns eine große Verantwortung. Wir arbeiten kontinuierlich daran, länderspezifische E-Invoicing-Optionen zu integrieren, und werden diese nach und nach einführen.
Wir halten dich auf dem Laufenden, sobald neue Optionen verfügbar sind.
