Fakturazio elektronikoa eta zerga-reportinga oso prozesu konplexuak dira, eta horregatik integrazio osoa garatu nahi izan dugu, prozesu hori zuretzat ahalik eta errazena izan dadin.
Hornitzaile espezializatu bat erabiltzen dugu, sistema fiskal bakoitzaren eskakizun aplikagarrien arabera ziurtatua. Hornitzaile horrek lanaren zati bat egiten du: zerga-erregistroak sortu, kateatu eta, dagokionean, sinatu eta transmititu. Hala ere, horrek ez du berez konpontzen negozioaren eguneroko lana. Zerbitzu espezializatu horrek kostu errepikaria du, eta horri Gespetek egindako integrazio, mantentze eta laguntza lan guztia gehitu behar zaio.
Eguneroko lana errazteko eta faktura elektronikoak sortu eta bidaltzeko prozesua zuretzat ia "ikusezina" izan dadin, funtzionalitate asko garatu eta integratu behar dira.
Gespet e-Invoicing-ek fluxu bakarrean integratzen ditu konfigurazio fiskala, faktura elektronikoen sorrera eta bidalketa, balidazioak, jarraipen automatikoa, bikoiztasunen prebentzioa, erroreen kudeaketa, QR kodeak, PDF dokumentuak, XML fitxategien biltegiratzea eta araudiaren etengabeko egokitzapena.
Laburbilduz, honetaz arduratzen gara:
Konfigurazio fiskala sinplifikatzeaz eta ziurtagiriak, baimenak eta kredentzialak modu seguruan kudeatzeaz.
Fakturazio elektronikoa zuzenean Gespeten integratzeaz, datuak esportatu edo berriro sartu gabe.
Informazioa balidatzeaz eta datuak eskatutako formatu fiskalera eraldatzeaz faktura bakoitza jaulki aurretik, akatsak eta zuzenketak murrizteko.
Bikoiztasunak saihesteaz eta berriro saiatzeko prozesuak kontrolatzeaz, identifikatzaile bakarren eta SQL transakzioen bidez.
Fakturen egoera automatikoki egiaztatzeaz bost minuturo, behin betiko emaitzarik ez dagoen bitartean.
Transmisioak eta gorabeherak monitorizatzeaz eta eguneratze bakoitza proba-ingurune batean balidatzeaz.
QR kodeak sortu eta integratzeaz, PDF dokumentuak egokitzeaz eta XML fitxategiak eta dokumentazio fiskala kontserbatzeaz.
Giza laguntza espezializatua emateaz eta araudiaren etengabeko egokitzapena egiteaz, zuk konplexutasun teknikoaz arduratu gabe lanean jarrai dezazun.
Administrazioan datuak konfiguratzea fakturak bidali ahal izateko ez da prozesu erraza. Ezagutza tekniko edo fiskal aurreraturik ez duten erabiltzaileengan pentsatuta, prozesua ahalik eta gehien sinplifikatu dugu, eta aldez aurreko balidazioak egiten ditugu akats garrantzitsuak saihesteko.
Herrialdea eta lurralde fiskala hautatzen, datu fiskalak sartzen, beharrezko balidazioak egiten, baldintzak onartzen eta behar diren baimen, hitzarmen fiskal edo ziurtagiriak konfiguratzen gidatzen zaitugu.
Zerga-sistema desberdinekin konektatzeko behar diren ziurtagiriak, baimenak, hitzarmen fiskalak eta kredentzialak behar bezala kudeatu behar dira, eta bezeroari, lurraldeari eta dagokion konfigurazio fiskalari lotuta egon behar dute.
Gespetek elementu horiek konfigurazio-prozesuaren barruan babestu, antolatu eta kudeatzen ditu, faktura bat sortu edo bidaltzen duzun bakoitzean eskuz erabili behar ez izateko.
Horrela, beharrezko kredentzial eta baimenak sistemaren barne-funtzionamenduaren parte bihurtzen dira, eta prozesua askoz errazagoa eta seguruagoa da erabiltzailearentzat.
Faktura elektronikoetarako behar den informazioa Gespeten erregistratutako jardueratik bertatik lortzen da. Horrek administrazio-lana, bikoiztasunak eta transkripzio-akatsak murrizten ditu.
Konfigurazioan zehar 10 balidazio baino gehiago egiten ditugu datu fiskal eta teknikoen gainean, datu osatugabeak, inkoherenteak edo okerrak saihesteko.
Gainera, faktura bakoitza jaulki aurretik, eragiketari buruzko 15 balidazio funtzional espezifiko egiten ditugu, gero zuzenketak edo faktura zuzentzaileak behar lituzketen fakturak ez sortzeko.
Geruza hori bereziki baliotsua da, zuzenketa bat ez baita "faktura bat editatzea" besterik. Erregistro berriak, erreferentziak, XML osagarriak, bezeroari egin beharreko komunikazioak eta akats-aukera gehiago ekar ditzake. Zuzenketa horiek saihesteak balio operatibo handia du, eta akats jarraituak gertatuz gero izan daitezkeen Zerga Administrazioaren ikuskapenak saihesten ere laguntzen du.
Negozio batek egunero erabiltzen dituen datuek ez dute zuzenean API fiskal batek espero duen formatua. Guk honetaz arduratzen gara:
Datuak bildu, normalizatu eta eskatutako formatura bihurtzeaz.
Herrialdeari eta lurralde fiskalari dagozkien arauak aplikatzeaz.
Faktura mota zehazteaz.
Eskaeraren gorputz zehatza prestatzeaz.
Faktura fiskala jatorrizko salmentarekin eta bezeroarekin lotzeaz.
Beharrezko identifikatzaile teknikoak sortzeaz.
Eta, azkenik, eskaerak hornitzaileari bidaltzeaz.
Sistema fiskal batean ez da nahikoa faktura bat behar bezala bidaltzea. Era berean, ezinbestekoa da eragiketa bera bi aldiz ez bidaltzea konexio motel baten, erantzun berantiar baten, aldi bereko prozesu baten edo aldi baterako eten baten ondorioz.
Horregatik, faktura bakoitza eta lotutako eragiketa bakoitza UUID identifikatzaile bakarren bidez identifikatzen dira. Gainera, SQL transakzioak erabiltzen ditugu lasterketa-baldintzak saihesteko, hau da, bi prozesuk faktura beraren gainean aldi berean jardun nahi duten egoerak saihesteko.
Neurri horiei esker bermatu dezakegu:
Faktura bakoitza behin bakarrik bidaliko dela.
Ez dela zerga-erregistro bikoizturik sortuko.
Ez dela informazio errepikaturik biltegiratuko.
Aldi bereko bi prozesuk ezin izango dutela eragiketa bera transmititu.
Berriro saiatze batek ez duela jatorrizkoaz bestelako fakturarik sortuko.
Informazio fiskala beti salmenta, faktura eta bezero zuzenekin lotuta egongo dela.
Aldi baterako etena gertatzen denean, sistemak erregistro bera eta identifikatzaile bera mantentzen ditu. Horrela, prozesuak aurrera jarrai dezake bikoiztasunik sortu gabe eta jatorrizko eragiketarekiko lotura galdu gabe.
Fakturazioa eta zerga-reportinga ez dira berdin funtzionatzen herrialde guztietan, ezta herrialde bereko lurralde guztietan ere. Balidazio gehigarriak garatu ditugu dagokion sistema zehazteko, aukera garrantzitsuak bakarrik erakusteko, behar diren datuak soilik eskatzeko, balidazio espezifikoak aplikatzeko, konfigurazio-fluxua egokitzeko eta dagokion formatua prestatzeko.
Integrazio konplexua garatu dugu, salmenta kudeatzen den leku beretik faktura elektronikoa sortu eta bidali ahal izateko.
Horrek saihesten du datuak esportatu behar izatea, informazioa beste plataforma batean kopiatu behar izatea, kanpoko tresna batean faktura eskuz sortzea, XML bat deskargatu eta gero bidaltzea, bezeroaren datuak berriro sartzea edo transmisioaren egoera aparte kontsultatzea.
Jaulkipen fiskala lan-fluxu arruntaren parte da; horregatik, fakturak sortzeko eta bidaltzeko prozesuak ia ikusezinak dira erabiltzailearentzat.
Hau oso garrantzitsua da. Gure lana ez da amaitzen faktura hornitzaileari bidaltzen diogunean. Bidalketaren ondoren, gainera:
Jasotako erantzuna interpretatzen dugu.
Faktura onartu den egiaztatzen dugu.
Sinkronizazio-egoera erregistratzen dugu.
Erroreak edo ohartarazpenak identifikatzen ditugu.
Faktura zain, erregistratuta, biltegiratuta, baztertuta edo berrikusi beharrean dagoen bereizten dugu.
Sistema fiskalak itzulitako balidazioak kontserbatzen ditugu.
Oraindik behin betiko egoerarik ez duten fakturak automatikoki kontsultatzen jarraitzen dugu.
Eta transmisioaren emaitza aldatzen denean informazioa eguneratzen dugu.
Horri esker antzeman daitezke eskaera hornitzaileak behar bezala jaso duen baina Zerga Administrazioak oraindik prozesatzen amaitu ez dituen egoerak.
Hornitzailearen edo Zerga Administrazioaren hasierako erantzunak ez du beti fakturaren behin betiko emaitza adierazten.
Kasu batzuetan, erregistroa zain, prozesuan, behin-behinean biltegiratuta edo ondorengo balidazio baten zain gera daiteke. Egoera horiek kudeatzeko, prozesu automatiko programatuak garatu ditugu, eta bost minuturo egiaztatzen dute oraindik behin betiko emaitzarik ez duten fakturen egoera.
Prozesu horiek egiaztapenak egiten jarraitzen dute faktura zain dagoen bitartean, eta horrek aukera ematen du:
Zain dauden fakturak automatikoki berriro kontsultatzeko.
Erantzun asinkronoak prozesatzeko.
Biltegiratutako egoera eguneratzeko.
Transmisioaren emaitzan aldaketak hautemateko.
Eten edo aldi baterako akatsen ondoren prozesua berreskuratzeko.
Dokumentu fiskalak sortu eta gordetzeko eskuragarri daudenean.
Zuk transmisio bakoitza eskuz berrikusi behar ez izateko.
Eta esku-hartzea behar duten gorabeherak antzemateko.
Berriro saiatzeko prozesuak modu kontrolatuan egiten dira eta beti jatorrizko erregistroaren gainean, haren identifikatzaile bakarrak mantenduz eta SQL transakzioak erabiliz faktura bera behin baino gehiagotan bidali edo biltegiratu ez dadin.
Faktura bakoitzaren jarraipenaz gain, konexioen eta transmisioen funtzionamendu orokorra monitorizatzen dugu.
Prozesuan zehar edozein errore tekniko edo gorabehera gertatzen denean, gure taldeak barne-jakinarazpenak jasotzen ditu, gertatutakoa azkar identifikatu eta aztertu ahal izateko.
Hornitzaile teknologikoaren egoera-orriaren komunikazio ofizialetara ere harpidetuta gaude. Han, denbora errealean argitaratzen dira:
Zerbitzuetako gorabeherak.
Eten partzialak edo orokorrak.
Zerga-administrazioekin komunikatzeko arazoak.
Programatutako mantentze-lanak.
Zerbitzu desberdinen egoera-aldaketak.
Gorabehera batek gure bezeroei eragin badiezaieke, informazio garrantzitsua gure webgunean argitaratzen dugu, haren jatorria eta bilakaera ezagutu ahal izan dezaten.
Horri esker azkar bereizten da faktura jakin bateko datuekin lotutako arazoa den edo hornitzaile teknologikoaren edo Zerga Administrazioaren gorabehera orokorra den.
Fakturazioarekin eta zerga-reportingarekin lotutako aldaketak ez dira zuzenean bezeroek erabiltzen duten ingurunera eramaten.
Proba-ingurune bat dugu, ekoizpen-ingurunearen funtzionamendua modu kontrolatuan erreproduzitzen duena eta integrazio, aldaketa edo eguneratze bakoitza argitaratu aurretik egiaztatzeko aukera ematen diguna.
Ingurune horretan maskoten sektorean ohikoenak diren faktura motak eta egoera fiskalak probatzen ditugu, besteak beste:
Faktura osoak.
Faktura sinplifikatuak.
Faktura zuzentzaileak.
Zerga-tasa orokorrak.
Zerga-tasa murriztuak.
Zerga-oinarri, kuota eta zenbatekoen konbinazio desberdinak.
Erantzun zuzenak, zain daudenak eta baztertutakoak.
Sistema fiskalek itzulitako erroreak eta balidazioak.
Proba horiei esker bateraezintasunak, formatu-akatsak edo ustekabeko portaerak antzeman daitezke eguneratzea bezeroengana iritsi baino lehen.
Gure helburua da, ahal den guztietan, zuzenketak egin behar izatea saihestea, aldez aurreko balidazioak aplikatuz. Eta zuzenketa bat legez beharrezkoa denean, modu errazean egiteko tresnak ematen dizkizugu, jatorrizko faktura eta lotutako erregistro guztiak kontserbatuz.
Hornitzaileak informazio fiskala ematen digu, eta guk esperientzia ikusgarri eta erabilgarri bihurtzen dugu. Adibidez:
QR kodea kontsulta-pantailetan erakusten dugu.
Dagokion fakturarekin lotzen dugu eta PDF dokumentuetan txertatzen dugu.
Dokumentuaren diseinura egokitzen dugu, haren neurriak erabilgarri dagoen tamainara doitzen ditugu eta irakurtzeko bereizmen egokia mantentzen dugu.
Faktura osoetan, faktura sinplifikatuetan eta bestelako inprimatze-formatuetan integratzen dugu.
Dagokion testu legalak edo identifikatzaileak gehitzen ditugu.
Eta QR kodeak dokumentuko kontzeptu, guztizko, datu fiskal edo beste elementu batzuekin talka ez egitea saihesten dugu.
QR baten edukia edukitzea ez da nahikoa. Pantailan behar bezala irudikatu behar da eta paper-formatu, tamaina eta inprimagailu desberdinetan inprimatzen denean irakurgarri izaten jarraitu behar du.
Benetako bezeroentzat diren dokumentuak sortzen ditugu, bistaratze eta inprimatze bide desberdinetarako prestatuta. Horrek esan nahi du:
QR kodea PDFetan integratzen dugula.
Orrialde-zabalera eta tamaina desberdinetara egokitzen dugula.
Aurkezpen profesionala mantentzen dugula.
Ebakiak edo gainjartzeak saihesten ditugula.
Identifikatzaile fiskalak behar bezala sartzen ditugula.
Irakurgarritasuna pantailan zein paperean mantentzen dugula.
Eta informazio fiskala fakturaren gainerako diseinuarekin koordinatzen dugula.
Gainera, prozesuan sortutako dokumentuak eta erregistroak kontserbatzeaz arduratzen gara, besteak beste:
Eskaeraren XML fitxategia.
Erantzunaren XML fitxategia.
Identifikatzaile fiskalak.
QR kodea.
Egiaztapen-esteka.
Transmisioaren emaitza.
Fakturak izan dituen egoerak.
Dokumentua gero kontsultatzeko behar den informazioa.
Dokumentazio hori kontserbatzeaz gain, egunean bi segurtasun-kopia prozesu egiten ditugu biltegiratutako informazioa babesteko eta datuak edo dokumentu fiskalak galtzeko arriskua murrizteko.
Horrek trazabilitatea eta segurtasuna ematen dizkizu honako kasuetan:
Ondorengo kontsultak.
Transmisio-gorabeherak edo erroreak.
Dokumentazioa berreskuratu beharra.
Informazio-eskaerak.
Ikuskaritzak, errekerimenduak edo zerga-egiaztapenak.
Zerga-erregistroa bidaltzea azken helburua da, baina guk faktura bakoitza Gespeten duen testuinguru osoarekin lotzen dugu.
Trazabilitate horri esker faktura baten historial osoa berreraiki daiteke eta fase bakoitzean zer gertatu den ulertu, sistema fiskalak jakinarazitako azken emaitzaren menpe soilik egon gabe.
Fakturak Gespeten bertan kontsulta ditzakezu, egunero erabiltzen duzun tresna beretik, beste atari edo sistema batzuetara sartu beharrik gabe.
Zerga Administrazioak edo hornitzaileen APIek ematen dituzten mezuak teknikoak eta interpretatzeko zailak izaten dira. Horregatik, interpretazio-geruza bat gehitu dugu, mezu teknikoak azalpen ulergarri bihurtzeko eta azkar jakin dezazun zer gertatu den, zein fakturari eragiten dion eta nola konpon daitekeen.
Gespet e-Invoicing zerbitzuaren bizi-ziklo osoa kudeatzeko behar diren funtzio guztiak ere integratu ditugu: kontratazioa, aktibazioa, planaren hautaketa eta aldaketa, kontsumoaren kontrola, berritzea, zerbitzuaren fakturazioa, mugen handitzea eta ezeztapena.
Zerga-erregistroak sortu eta bidaltzeko zerbitzuaz gain, Gespet e-Invoicing-ek giza laguntza espezializatua barne hartzen du, kostu gehigarririk gabe eta zerbitzuaren funtzionamenduari buruzko kontsulten mugarik gabe.
Fakturazioa eta zerga-reportinga ez dira behin programatu eta amaitutzat eman daitezkeen integrazioak.
Zerga-administrazioek eta hornitzaile teknologikoek aldaketak eta eguneratzeak argitaratzen dituzte aldian-aldian.
Hornitzaileak edo Administrazio batek bertsio berri bat argitaratzen duen bakoitzean, aldaketak aztertzen ditugu Gespeten funtzionamenduari eragiten dioten ala ez zehazteko.
Beharrezkoa denean, integrazioa egokitzen dugu, eskaeren egitura eguneratzen dugu, balidazioak aldatzen ditugu eta dagozkion probak egiten ditugu aldaketak ekoizpen-ingurunera eraman aurretik.
Gure lana aldaketa horiek aztertzea, gure soluzioak egokitzea, beharrezko probak egitea eta eguneratzeak ezartzea da, zuk lanean jarrai dezazun bertsio berriak aztertu, dokumentazio teknikoa interpretatu edo zure lan-prozesuak eskuz aldatu behar izan gabe.
Bai. Dagokion lurralde fiskalean TicketBAI aplikatzen bada, Gespet e-Invoicing-ek fakturazio elektronikoaren prozesua Gespeteko salmenta, ticket eta fakturen fluxuan integratzen laguntzen du, albaitaritza kliniketan, maskota dendetan, txakur ile apaindegietan, txakur hoteletan eta animalien guarderietan.
Faktura osoak, faktura sinplifikatuak, faktura zuzentzaileak, QR kodeak, XML fitxategiak, zerga-identifikatzaileak, transmisioaren egoerak eta faktura elektronikoarekin lotutako dokumentazioa kudeatzen dira.
Helburua da prozesua ahalik eta automatizatuena izatea: datuak balidatu, faktura sortu, sistema fiskalera bidali, egoera jarraitu eta dokumentazioa gordetzea, negozioaren eguneroko lanean aparteko administrazio-kargarik sortu gabe.
