Se você já criou serviços de tosa/treinamento ou estadias em creche/hotel que ainda não foram faturados, você pode excluir esses serviços diretamente. Selecione e clique no serviço para ver todas as informações e na parte inferior da página você verá um botão vermelho "Excluir" para deletar esse serviço.
Se o serviço/estadia já foi faturado, não é possível excluir a fatura, pois a legislação não permite modificar/excluir faturas e, em conformidade com a legislação, devemos garantir a integridade, conservação, acessibilidade, legibilidade, rastreabilidade e inalterabilidade dos registros.
As faturas emitidas não podem ser eliminadas nem modificadas, pois a legislação fiscal não permite esse procedimento.
O que fazer se cometer um erro?
Se emitiu uma fatura e, por exemplo, selecionou o cliente errado, não pode simplesmente apagá-la e criar uma nova, nem alterá-la para mudar o cliente. Mas não se preocupe — há uma forma correta de resolver a situação.
Para corrigir, basta emitir uma fatura retificativa (também chamada de nota de crédito). Este tipo de fatura é usado para corrigir uma fatura normal na qual foi cometido algum erro.
A nota de crédito (ou fatura retificativa) serve para anular outra fatura. As notas de crédito podem ter uma numeração diferente das faturas normais. Pode configurar a numeração que preferir para faturas e notas de crédito, e o Gespet aumentará automaticamente um número de cada vez, garantindo que todas fiquem em sequência.
Nem as faturas nem as notas de crédito podem ser eliminadas. Quando uma fatura é anulada através de uma nota de crédito, essa nota não pode ser eliminada nem revertida.
Este processo é irreversível. Por esse motivo, ao clicar no botão Anular, a ação não é feita imediatamente — surge uma janela de aviso vermelha pedindo confirmação. É necessário confirmar novamente que deseja continuar. Ou seja, incluímos uma dupla confirmação para evitar que a nota de crédito seja criada por engano.
A retificação (fatura retificativa ou nota de crédito) é feita em duas etapas:
Anular a fatura original e gerar a fatura retificativa ou nota de crédito com valores negativos.
Emitir a nova fatura, agora já com as informações corretas.
Se os dados do cliente estiverem incorretos e precisar emitir uma fatura retificativa para corrigi-los, pode fazê-lo de duas formas:
Opção 1: Se precisar corrigir os dados antes de gerar a fatura retificativa:
Primeiro, aceda à ficha do cliente, altere as informações necessárias e clique em Guardar.
Agora pode emitir a fatura retificativa ou nota de crédito, que já terá os novos dados que acabou de atualizar na ficha do cliente. No campo “motivo da anulação”, se desejar, pode indicar o motivo — neste caso, a correção de dados incorretos.
Quando gerar a nova fatura, ela apresentará os dados atualizados.
Opção 2: Se não precisar corrigir os dados antes de gerar a fatura retificativa:
Gere a fatura retificativa. Ela terá as mesmas informações de cliente da fatura original. No campo “motivo da anulação”, se desejar, pode indicar o motivo — neste caso, os dados incorretos.
Depois, aceda à ficha do cliente, atualize os dados necessários e clique em Guardar.
Quando gerar a nova fatura, ela apresentará as informações já corrigidas.
Ao emitir uma fatura retificativa ou nota de crédito, a fatura anterior, o pagamento e o serviço/estadia/venda associados são anulados. Para registar novamente o serviço/estadia/venda, é necessário inseri-lo novamente e finalizá-lo. Depois disso, pode realizar o pagamento/faturação.
Ao introduzir novamente o serviço/estadia/venda, não haverá duplicação — o registo anterior foi anulado ao emitir a nota de crédito.
Vamos ver um exemplo:
Selecionou, por exemplo, o cliente João Silva, mas foi um erro, pois o cliente correto era João Pereira, e a fatura já foi emitida. Como resolver?
Se notar o erro ao emitir a fatura, ou mais tarde, vá a Ver > Vendas, selecione a fatura em questão e clique nela.
Clique no botão Anular para emitir uma nota de crédito.
Pode escrever o motivo da emissão da nota de crédito, por exemplo “erro nos dados do cliente”.
Em conformidade com a legislação vigente, esta fatura retificativa incluirá referências à fatura que está a ser corrigida (número e data) e poderá registar o motivo da sua emissão.
Terá a numeração que configurou previamente.
Pode imprimi-la ou enviá-la por e-mail, se desejar.
Agora já pode registar novamente a estadia/serviço/venda, certificando-se de que os dados estão corretos. Quando o processo estiver concluído, pode efetuar o pagamento/faturação com as informações atualizadas.
A fatura terá sempre a data em que foi gerada, pois legalmente a data de emissão de uma fatura não pode ser alterada.
Isso significa que não é permitido, por lei, emitir uma fatura com data anterior ou posterior, nem modificar a data depois de emitida. Por exemplo, se a emitir hoje, ela mostrará a data de hoje.
Em alguns casos, você pode fazer faturas sem impostos:
Se nenhum imposto for aplicado em seu país ou atividade.
Se legalmente a fatura for isenta de impostos.
Recomendamos que você verifique quais são as exceções em seu país/atividade para evitar erros ou problemas com a cobrança.
Nas faturas isentas de impostos, é conveniente indicar o motivo pelo qual está isenta de impostos. Você pode fazer isso incluindo uma nota na fatura. Por exemplo, na Europa, se for uma transação intracomunitária que atende aos requisitos para estar isenta de IVA, é melhor indicar isso na fatura.
No software, você pode configurar essas informações na Opção: Configurações > Dados da empresa > Texto da fatura sem impostos e isso aparecerá em todas as faturas que você emitir isentas de impostos.
A fatura isenta de impostos não exige legalmente uma numeração diferente das faturas ordinárias, portanto, quando você emitir uma fatura isenta de impostos, ela terá a mesma numeração que as ordinárias.
Recomendação: Este é um conselho geral, mas a legislação varia de país para país. Se você tiver dúvidas sobre cobrança, impostos aplicáveis, exceções, etc., recomendamos que você sempre consulte um profissional ou a administração correspondente para que eles possam ajudá-lo a resolver todas essas dúvidas e você possa realizar sua cobrança corretamente.
A fatura inclui TODOS os dados obrigatórios: numeração, data, dados fiscais do emissor e dados fiscais do cliente, conceitos, taxa de imposto e a opção de incluir informações adicionais, se necessário (por exemplo, informações do registro do comerciante no caso de empresas). Outros requisitos podem ser necessários em seu país. Se algo não estiver incluído no software, entre em contato conosco e nós o incluiremos.
Além disso, se for uma fatura isenta de impostos, o texto explicativo que você configurou para esses casos também aparecerá e você também tem uma área de texto livre na parte inferior do documento, caso precise adicionar informações adicionais. Você pode configurar isso na opção Configurações > Dados da empresa.
Como as faturas, uma vez emitidas, não podem ser legalmente modificadas, as informações de Pagamento Pendente ou Pago e a data de pagamento não aparecerão mais nos documentos de fatura impressos.
Porque se hoje emitirmos uma fatura que está pendente de pagamento e no documento indicamos o status "pendente de pagamento", mas dentro de 3 dias o cliente faz o pagamento, legalmente não podemos mais modificar essa fatura para mudar o status e colocar "pago" e a data do pagamento.
No software, isso não mudou. Você pode continuar indicando se a fatura está paga ou pendente e assim saberá se aquele montante está pendente ou pago e isso será refletido em seus relatórios e estatísticas.
Em conformidade com a legislação vigente, o software garante a integridade, conservação, acessibilidade, legibilidade, rastreabilidade e inalterabilidade dos registros.
E o software NÃO permite:
Fazer contabilidade dupla para faturar sem declarar
Não refletir, total ou parcialmente, o registro das transações realizadas
Registrar transações diferentes das entradas realizadas
Alterar transações já registradas em violação das regulamentações aplicáveis
Além disso, oferecemos ao usuário recomendações e "boas práticas" para gerenciar seu negócio.
